Plan de continuité des ESMS épidémie COVID 19

Ce plan permettra de répondre à une double exigence : celle de maintenir un accueil de qualité — pour les personnes (adultes ) accueillies et de garantir la sécurité des personnels et résidents.

La mise en oeuvre de ce plan implique de profonds bouleversements dans l'organisation de la structure puisqu'il faut imaginer un fonctionnement habituel mis en difficulté par un fort absentéisme, l'accueil de nouveaux résidents en urgence et le respect de mesures d'hygiène draconiennes.

 Il s'agit donc bien d'une gestion de crise et de mesures exceptionnelles de réorganisation de l'activité de l'établissement.

L'application du plan ne sera envisagée que si le niveau d'alerte pandémique national et local l'exige, il ne remet pas en cause le fonctionnement actuel de l'établissement.

Les conséquences possibles de l'épidémie

• Travailler avec des effectifs réduits
• Travailler avec un accés  aux fournisseurs compromis
• Une possible augmentation du nombre de résidents
• Des règles d'hygiène plus stricte
• Calculer le risque d'absentéisme
• Délégation de responsabilités
• Redéploiement du personnel
• Constitution d'équipes de réserve, recrutement
• Moyens de protection et d'information en situation de pandémie

Mesures barrières

• Equipements de protection pour les agents et les résidents
• Recensement des cas d'infection respiratoire aiguë
• Quarantaine pour l'accueil de nouveaux résidents
• Eviter les regroupements et les visites
• Hygiène plus scrupuleuse
• Protocole d'entretien des locaux plus strict

Actions de communication

• A l'attention du personnel
• A l'attention des familles
• A l'attention des fournisseurs

Mesure à mettre en place 

Formation régulière des agents aux risques infectieux en général et sur les  règles d'hygiène devant être adoptées dans une situation d'épidémie.

 Cette formation porte sur

• le lavage et la désinfection des mains
•  l'hygiène de base des voies respiratoires (mouchoirs jetables..)
• l'isolement des malades
• le port de masques chirurgicaux ou FFP2
• l'aération régulière des pièces
• le nettoyage des surfaces (tablette, sonnette, télécommande, accoudoir...
•  la restriction des visites

Elle s'appuie sur les documents de l'INPES relatifs à la campagne « adoptons les gestes qui nous protègent ».

 Désignation d'un référent IRA (infection respiratoire aiguë)

 Le directeur est désigné comme la personne responsable pour coordonner la préparation et la mise en oeuvre du dispositif de gestion de crise pandémique, avec l'aide de l' infirmier (e) référent (e) et du médecin coordonnateur; Cette préparation inclut la gestion des stocks de matériels de protections, l'écriture du plan de continuité et de procédures applicables en cas de pandémie, la mise à jour du répertoire de coordonnées (fournisseurs, familles).

Établir un descriptif de l'établissement

L'établissement est situé adresse..... Il héberge x Résidents et a ..... salariés, correspondant à .... équivalent temps plein assurent les services de soins et d' hébergement pour les résidents.

Les résidents disposent de chambres simples 

L'établissement dispose de X salles à manger, de X salles d'animation et d' 1 salle de réunion.

Travailler avec des effectifs réduits

En situation de pandémie, il est à prévoir une réduction importante des effectifs.

Comme cela est proposé dans le plan national concernant la grippe, on peut envisagé un absentéisme de 25% pendant toute la pandémie et de 40% pendant les semaines de pic.

Face à cela, la rédaction du plan de continuité permet de mesurer le manque de personnel à prévoir.

L'absentéisme de la direction peut également perturber l'organisation habituelle de la structure et doit être anticipé. 

L'établissement fait régulièrement appel à des fournisseurs, notamment concernant

• Approvisionnement en denrées alimentaires et élaboration des repas
• Matériels divers : médicaments, petits matériel médical, droguerie et produits d'entretien.
• Linge propre (linge plat)
• Linge des résidents
• Élimination des déchets contaminés et ménagers
• Entretien des locaux
• Gestion des payes

Si du fait de la pandémie, l'un de ces fournisseurs devaient arrêter ses services, la continuité d'activité pourrait être compromise au sein de l'établissement

En cas de maladie, la suppléance du coordonnateur « pandémie » serait assurée par la direction générale

Prévision

les ESMS devraient se préparer à l'accueil, au pic de la pandémie d'usagers en plus .

Cela correspond aux personnes dont l'aidant familial habituel serait hospitalisé du fait de la pandémie.

Avec l'accueil d'environ x personnes supplémentaires en plus des x usagers actuels.

Les usagers peuvent présenter une grande vulnérabilité aux infections respiratoires aiguës basses, dont la grippe.

Les mesures barrières limitant les risques de contagion seront scrupuleusement mises en place.

Ceci implique certaines transformations dans l'organisation du travail et un alourdissement général des charges de travail.

L'appréhension de l'absentéisme pourra être affinée en début de pandémie par des entretiens avec chaque salarié (enfants à charge et mode de garde, moyens de transport..). 

En situation de pandémie, une délégation des responsabilités de direction pourra être faite afin de maintenir l'activité.

Le directeur ou le cadre IDE référent peuvent assurer la direction, .notamment le contrôle de la préparation des payes.

Toute la gestion des plannings, l'accueil de nouveaux usagers, assurés actuellement par le directeur ou le cadre pourrait être assurée par la direction générale

L'entretien de pré-admission des usagers peut être assuré par la direction générale

Très peu de missions pourraient être ajournées en situation pandémique.

Le fonctionnement est déjà concentré sur des missions essentielles :assurer les soins et le confort des personnes accueillies.

Une nouvelle hiérarchisation des tâches est adoptée :

les actions d'animation et certaines tâches administratives peuvent être reportées.

Il s'agit d'un gain de 1.5 ETP. Ces personnels peuvent venir en renfort des agents de services pour les tâches hôtelières (réfection des lits, distribution des petits déjeuners, distribution des protections, rangement du linge, aide en lingerie, aide aux repas)

Les congés seront reportés et les horaires et temps de travail pourraient être exceptionnellement aménagés

Il apparaît cependant que le redéploiement des personnels ne sera pas suffisant et que des recrutements devront être faits.

Ex: identifier le nombre d'ETP sur des actions d'animation, formation professionnelle.., pouvant laisser de côté leurs missions temporairement et venir en renfort pour les taches hôtelières, réfection des lits, aide aux repas sur les groupes, distribution des protections...

Constitution d'équipes de réserve, recrutements

Il sera fait appel à l'équipe de réserve, comme actuellement lorsque l'absentéisme est trop fort.

Cependant ce personnel ne paraît pas suffisant.

D'autres modes de recrutement devront être trouvés, tel l'appel aux entreprises de travail temporaire. -

Les chiffres du tableau ci dessus sont à compléter pour chaque établissement la colonne en bleu peut être modifiée selon chaque structure

Équipe minimale journalière

Liste du personne! avec moyen de locomotion individuel et nombre d'enfants en bas âge en annexe

Tableau comparatif par catégorie de personnel entre:

La situation des effectifs en période normale

Le nombre et type d'ETP indispensable en période de pandémie avec un taux d'absentéisme de 25

Le nombre et type d'ETP indispensable en période de pic de la pandémie avec un taux d'absentéisme de 40

Ce tableau permet d'identifier le personnel manquant et le besoin de recrutement externe par redéploiement d'autres établissements et services ou recours à du personnel remplaçant.

Moyens de protection

S'adapter à une possible paralysie des fournisseurs habituels

La liste des fournisseurs habituels et entreprises de remplacement ci-dessous permet de répondre à la paralysie éventuelle d'un fournisseur.

Ex: Tableau avec le fournisseur habituel et le fournisseur remplaçant (coordonnées, contacts préalables pris...

Liste des fournisseurs habituels et remplaçants faite par Mr x 

Liste des fournisseurs de matériel médical ou La PHARMACIE

Moyens de protection et d'information en situation de Pandémie

Mesures barrières

En phase pandémique, le personnel soignant sera doté de protections, conformément aux stocks réalisés et prévu par le plan gouvernemental 

Chaque personnel soignant recevra un stock de masques FFP2, de tabliers, de gants, et une paire de lunettes devant être désinfectée chaque jour si des cas d'infection respiratoire aiguë sont suspectés.

Un espace de décontamination est prévu pour le personnel (douches dans les vestiaires), à l'entrée et à la sortie du bâtiment.

Cet espace est équipé de douches, lavabo, toilettes, d'un espace de rangement individuel des affaires.

En situation pandémique, seront ajoutés des flacons de solution hydro-alcoolique des gants et masques.

Les consignes d'hygiène seront affichées.

En phase pandémique, tous les résidents devront porter un masque chirurgical.

Les contacts seront limités et les personnes devront rester au maximum confinées dans leur chambre.

Concernant les stocks liés à la sécurité des résidents et agents, l'établissement bénéficiera des stocks de masques FFP2 prévus par l'Etat en situation de pandémie .

Des stocks préventifs seront néanmoins réalisés, notamment pour assurer la sécurité en attendant la livraison (stock tampon de 7 jours).

Pour le reste du matériel, un stock de 21 jours devrait être constitué car l'établissement ne sera pas fourni, ces stocks seront renouvelés au fur et à mesure en situation de pandémie.

Ex: Préciser par type de matériel à stocker (masques FFP2 et chirurgicaux, gants, lunettes, solution hydro-alcoolique, tabliers, sacs poubelles...) le stock constitué, le nombre de jours couverts, les modalités de calcul

Liste du matériel inventorié

Il faut prévoir au niveau matériel :

• Matériel à stocker Stocks pour calcul Total FFP2
• Chirurgicaux
• Gants
• Lunettes
• Gel Hydro-alcoolique
• Tabliers
• Sacs poubelles

Recensement en cas d’épidémie à COVID 19

Un système d'enregistrement des cas d'infection respiratoire aiguë parmi les usagers et parmi le personnel sera mis en place.

Le principe d'enregistrement des jours et horaires de présence sur le lieu de travail déjà mis en oeuvre plannings, contrôle des grilles, permettra de retracer a posteriori les contagions possibles et de prendre, le cas échéant, des mesures de maintien à domicile des personnels qui auraient été exposés, ou la mise en quarantaine des personnes possiblement contaminées.

Le planning des salariés sur informatique sera strictement tenu à jour /DATE ET HORAIRES

Si de nouveaux usagers devaient être accueillis pendant la pandémie, une quarantaine serait organisée pour eux pendant 7 jours dans leur chambre

Une pièce fermée permettant un espace de 2 mètres minimum entre les personnes et éventuellement un paravent.

 Pour chaque personne, une poubelle à couvercle, des doubles sacs poubelles, une boîte de mouchoirs, des masques chirurgicaux, de la solution hydro-alcoolique.

Il faut prévoir d'organise :

• Aération et désinfection régulière de la pièce
• Entrer muni d'un masque FFP2 et demander aux personnes âgées de mettre un masque chirurgical.
• Se laver les mains à la sortie, désinfecter la poignée de porte et les objets touchés.
• Les personnes peuvent être mises en quarantaine si nécessaire dans cet espace fermé
• Eviter les regroupements et les visites

Conformément au Plan national de la grippe , il est envisagé la suppression des réunions en phase pandémique 

Les repas seront portés dans les chambres car les regroupements d'usagers sont à éviter.

Ainsi les repas prendront plus de temps et du personnel supplémentaire y sera affecté.

Les visites seront interdites.

Un courrier type sera donc envoyé aux familles en début de pandémie 

Hygiène plus scrupuleuse

Les chambres seront plus régulièrement aérées et désinfectées.

Chaque manipulation (toilette, change..) en chambre sera régulée par un protocole très strict:

Port de tabliers jetables et gants jetables (un par manipulation), port d'un masque FFP2 par demi-journée, port de lunettes de protection ou de lunettes de vue.

A l'entrée et à la sortie de chaque chambre, le personnel se lavera les mains et les avant-bras.

Le port de sarraus jetables peut être envisagé.

Une attention particulière sera portée par tous les salariés à l'hygiène des mains en situation de pandémie.

En plus d'un lavage très régulier à l'eau savonneuse, la désinfection au gel hydroalcoolique sera systématique

A l'entrée et à la sortie de l'établissement, le personnel devra passer par l'espace de décontamination où il aura à sa disposition des douches pour se laver et se changer et du gel hydro-alcoolique pour se désinfecter les mains.

Protocole d'entretien des locaux plus strict

Le personnel veillera à l'aération régulière de toutes les pièces pendant 30 minutes (plusieurs fois par jour).

Les sols seront nettoyés par un balayage humide puis au détergent simple et rincés.

Les poubelles contenant mouchoirs et masques seront équipées de doubles sacs plastiques. Chaque jour, ces sacs seront fermés, jetés parmi les ordures ménagères puis remplacés.

Une attention particulière sera portée au nettoyage des poignées de portes, interrupteurs et aux surfaces de mobilier (tablette, accoudoir, système d'appel, télécommandes

Action de communication

A l'attention du personnel

En phase pré pandémique, une réunion d'information sera organisée avec l'ensemble du personnel.

Elle permettra de faire le point sur les règles d'hygiène strictes devant être adoptées, sur les consignes d'utilisation du matériel de protection (FFP2 notamment) et sur les modifications prévisibles concernant l'organisation du travail (surcharge, nouvelle hiérarchisation des tâches, possibilité de basculement des responsabilités) pendant la pandémie, la communication avec les salariés se fera surtout par courrier électronique et sur le lieu de travail. Les réunions seront annulées.

A l'attention des familles

La communication par courrier électronique sera privilégiée avec les familles. Il est pour cela nécessaire d'établir dès aujourd'hui un répertoire d'adresses.

L'affichage à l'entrée de l'établissement tiendra au courant les familles des nouvelles règles les concernant, notamment de l'interdiction temporaire des visites.

A l'attention des fournisseurs

Les fournisseurs seront contactés par e-mail et téléphone. Il pourrait leur être demandé en début de pandémie de désigner une entreprise de remplacement en cas de paralysie. .

L'affichage sera également employé pour communiquer avec l'ensemble des utilisateurs du site.

Des affiches de l'INPES pourraient être posées afin de rappeler à tous les gestes limitant les risques d'infection.

Liste des fournisseurs habituels et entreprises de remplacement

Le référent IRA (infection respiratoire aiguë)

Pense-bête à destination du référent infection respiratoire aiguë.

• Constitution de stocks de masques, lunettes, gants, sacs poubelle, gel hydro-alcoolique

• Vérification des stocks et de la date de péremption du matériel de protection

• Rédaction et actualisation du Plan de continuité des activités (effectifs, nouveaux fournisseurs..).

• Rédaction de fiches de procédures pour la pandémie (démarche qualité) et diffusion au personnel

• Organisation de communications générales sur l'hygiène

• Établir un carnet d'adresse mails des familles, fournisseurs et correspondants utiles (établissements de santé, référent ARS, médecins et professionnels de santé, préfecture, soignants, associations de secours ou caritatives, bénévoles, centre de coordination sanitaire et sociale ..)

.Actualisation du plan de continuité si nécessaire

• Suivi de l'actualité épidémiologique (média et sites ministériels)

• Organisation d'une communication spécifique sur hygiène et organisation du travail en pandémie, affichage des procédures.

.Vérification de l'état des stocks de masques de protection, gants et lunettes.

• Organisation d'une communication unique à destination du personnel soignant et d'accueil :

Comment détecter un cas suspect , comment réagir (appel du centre 15, mise en place des mesures barrières), comment limiter les risques d'infections (mesures barrières)

• Préparation d'un système d'enregistrement des événements majeurs pouvant survenir dans l'établissement : prévoir le relevé quotidien du nombre de malades dans l'établissement, des malades transférés à l'hôpital, des décédés.

Prévoir le relevé des présences et absences du personnel

Préparation de l'enregistrement des 'mouvements dans l'établissement hors personnel.

• Mise en place du mode d'organisation médicale concertée : assurer la continuité des soins en rationalisant les visites de médecins. 

Phase épidémique 

• Renforcement des mesures barrières : port du masque chirurgical obligatoire pour tous, FFP2 pour le personnel soignant, lavage des mains etc..

• Distribution du matériel de protection aux salariés (FFP2), aux résidents (chirurgicaux)

• Communication auprès des résidents et salariés sur les nouvelles règles.

• Distribution de fiches de protocoles concernant les nouvelles règles d'hygiène (mesures barrières)

• Mise en place du système d'enregistrement des événements et mouvements dans l'établissement.

Un cahier d'enregistrement des entrées/sorties de tous les intervenants extérieurs devra être mis en place et tenus à jour scrupuleusement

Cellule de crise COVID 19 en EMS 

La conduite à tenir est dictée par la cellule de crise.

TAUX ABSENTÉISME

deux scénario sont possibles :

Taux d'absentéisme moyen de 25 % des effectifs du personnel pendant une durée de 8 à 12 semaines

Taux d’absentéisme moyen de 40 % des effectifs du personnel lors du pic de pandémie grippale d'une durée de 1 à 2 semaines.

Quel  organisation au quotidien avec un personnel réduit voire minimum.

Dressez au préalable  un tableau en 3 colonnes concernant

le personnel ASH AS IDE ainsi que l'équipe de nuit"

TOTAL EFFECTIF NORMAL, TOTAL EFFECTIF RÉDUIT - 25% , TOTAL EFFECTIF RÉDUIT- 40%

Dressez également le tableau avec le personnel suivant  avec un effectif réduit à 25% et à 40%

Directeur

Ouvriers d'entretien

Gouvernantes

Assistante de Direction et secrétaires

Médecin

Infirmière Coordinatrice  

Psychologue et Animatrices

Les priorités

Les activités prioritaires

-Toilettes (visage / toilette intime)

- Soins infirmiers (distribution des médicaments, pansements, perfusions, injections)

- Repas - Ménage des chambres et des locaux communs utilisés

Les activités non prioritaires

- Animations

- Soins de kinésithérapie,d'orthophonie  

.- En dehors des soins infirmiers tels que perfusions et injections, tout autre soin pourra être délégué à un Aide-Soignant voire même à un ASH (pour mémo : la distribution des médicaments par un ASH est autorisé en EHPAD).

- Le ménage, IMPORTANT en cette période de pandémie et de risque de propagation du virus, est strict

 - Le pôle administratif sera extrêmement sollicité par les familles des Résidents et absorbé par les appels téléphoniques qui,, seront augmentés de façon exponentielle. 

 - La psychologue, en collaboration avec le pôle administratif, aura un rôle à jouer en terme de communication et de soutien des Résidents, de leur famille et du personnel.

- L'ouvrier d'entretien, en dehors des urgences liées à ses fonctions, pourra participer aux efforts de chacun en aidant par exemple aux transports des chariots repas voire à la distribution des repas, des produits d'incontinence, des éventuels transferts de Résidents, etc).

- Le Médecin Coordonnateur et l'Infirmière Coordinatrice devront avoir une parfaite lisibilité de toutes les activités de soins ou non de façon à pouvoir intervenir à tout moment en cas de manque et/ou de dysfonctionnement.

L'équipe de Coordination devra tous les jours : Recenser le personnel : Nombre de personnes, postes habituellement tenus

Déterminer la conduite à tenir pour la journée et pour la nuit à venir

Informer le pôle administratif de l'effectif du personnel pour demande éventuelle de renfort

Informer la cellule de crise sur l'évolution de la crise et l'organisation en mode dégradé

En fonction de l’absentéisme des IDE, il est à prévoir la distribution des médicaments par les Aides-Soignants.

L'Aide-Soignant qui fera la toilette d'un Résidant se préoccupera de son traitement médicamenteux.

Il est à prévoir à la charge des Aides-Soignants une prise de température au moment de la toilette de façon à suivre l'évolution de la maladie et permettre au Médecin de traiter au mieux et au plus vite l'ensemble des Résidents.

En fonction des ressources humaines, les toilettes et les soins pourront s'effectuer à un autre moment que celui habituellement prévu.

Par exemple, les toilettes pourront avoir lieu l'après-midi ou en soirée ou, au contraire, en fin de nuit, à partir de 5 H.

L'heure des différents repas pourra être modifié (en avance ou en retard).

Les repas pourront être servis en chambre, ce qui diminuerait le risque de propagation du virus et serait, pour le personnel en poste, certes peut être plus long à organiser, mais plus simple à penser.

La diététicienne a déjà élaboré un tableau permettant à tout membre de l'équipe de connaître la répartition des différents plats (entrées, plats, desserts) et des différentes textures (entier, bâché, mixé) dans chacun des étages .

La distribution en salle à manger ou les petits salons serait donc temporairement supprimée.

Un tableau intitulé « Repas en chambre en cas de pandémie IRA » (devra être mis à jour et éventuellement corrigé chaque début de semaine par la Diététicienne et classé dans le classeur COVID 19 ».

L'heure des changes aussi pourra être modifié en fonction du taux d'absentéisme de l'équipe de jour comme de l'équipe de nuit.

Une réorganisation des conditions de travail pourra être envisagée :

Aménagement des horaires et du temps de travail, modification des heures de pause, aménagement des conditions d'hébergement.

L'équipe de jour en poste pourra, le cas échéant, et en cas de vacance total des postes du service de nuit, être réquisitionné

Synthèse

Port du masque

Dès l'entrée dans la chambre:

Port de masque de type FFP2 pour les professionnels.

Durée d'utilisation :4 heures. Ne pas l'enlever durant les 4 heures. Port de masque de type chirurgical pour les visiteurs et les Résidents.

Rappel :utilisation de solution hydro alcoolique avant et après le port du masque.

Mettre à disposition des Résidents des mouchoirs et crachoirs à usage unique.

Gestion des personnes décédées

Toilette mortuaire à minima. Protection des professionnels : port de masque FFP2, gants, sur-blouse et lunettes de protection.Obturation des bouches de VMC et arrêt de la ventilation si commune à plusieurs locaux.

Hygiène des mains

Utilisation systématique de produit hydro alcoolique: - à l'entrée et à la sortie de la chambre - entre chaque soin.

Gestion des déchets

Élimination des déchets en D.A.S.R.I. (Déchets d'Activités de Soins à Risque Infectieux).

Entretien de la chambre

Technique usuelle selon procédures en vigueur  dans l'EHPAD. Aération pluri-quotidienne de la chambre.

Toilette mortuaire à minima. Protection des professionnels : port de masque FFP2, gants, sur-blouse et lunettes de protection.Obturation des bouches de VMC et arrêt de la ventilation si commune à plusieurs locaux.

Port de gant de soins a usage unique non stériles 

Si contact avec des liquides biologiques. Élimination en D.A.S.R.L (Déchets d'Activités de Soins à Risque Infectieux).

Rappel :utilisation de solution hydro alcoolique avant et après le retrait des gants.

Linge

Respect du circuit du linge contaminé en vigueur sur l'EHPAD ou transport du linge du Résidant infecté en sac plastique fermé. Lavage en machine.

Protection de la tenue

Si contact avec le Résidant :

port d'une sur-blouse à usage unique. Si exposition aux sécrétion respiratoires du Résidant : port de lunettes de protection.

Élimination en D.A.S.R.I. (Déchets d'Activités de Soins à Risque Infectieux).

Vaisselle

Lavage de la vaisselle avec celle des autres Résidents. Lavage manuel : eau chaude + détergent habituel.

Autres

Restriction des sorties des Résidents. Limitation des visites.Interdiction d'accéder sur l'EHPAD pour les visiteurs symptomatiques.

Medhi achour Médecin coordonnateur

Gisèle Cabre Cadre de santé formatrice IFSI

Sultan julien Infirmier Formateur IFSI

Guide methodologique preparation au risque epidemique covid 19 (1.76 Mo)

Guide covid 19 phase epidemique (1.37 Mo)