Plan de continuité des services médico- sociaux en cas d'épidémie grippale

1. Introduction

Ce plan de continuité s'inscrit dans le plan national de prévention et de lutte contre la pandémie grippale (HTTPS://www.grippe-aviaire.gouv.fr/IMG/pdf/PLAN_PG_2009.pdf). Comme tout

organisme accueillant du public, les établissements d'hébergement de l' doivent anticiper l'organisation de leurs services en situation pandémique.

— L' établissement , dès le niveau d'alerte 5 A, a mis en place un suivi de I information transmise par les autorités de contrôles et sanitaires.

Ce plan permettra de répondre à une double exigence : celle de maintenir un accueil de qualité — pour les personnes (adultes ) accueillies et de garantir la sécurité des personnels et résidents.

La mise en oeuvre de ce plan implique de profonds bouleversements dans l'organisation de la structure puisqu'il faut imaginer un fonctionnement habituel mis en difficulté par un fort absentéisme, l'accueil de nouveaux résidents en urgence et le respect de mesures d'hygiène draconiennes.

 Il s'agit donc bien d'une gestion de crise et de mesures exceptionnelles de réorganisation de l'activité de l'établissement.

L'application du plan ne sera envisagée que si le niveau d'alerte pandémique national et local l'exige (5 ou 6), il ne remet pas en cause le fonctionnement actuel de l'établissement.

 Vaccination

La vaccination contre la grippe saisonnière n'est pas organisée à destination des résidents et du personnel.

Elle est laissée à la libre appréciation des personnes accueillies et des salariés, cette vaccination ne relevant d'une réglementation portant obligation.

Information du personnel

Formation régulière (chaque année) des agents aux risques infectieux en général et sur les  règles d'hygiène devant être adoptées dans une situation d'épidémie.

 Cette formation porte sur

• le lavage et la désinfection des mains
•  l'hygiène de base des voies respiratoires (mouchoirs jetables..)
• l'isolement des malades
• le port de masques chirurgicaux ou FFP2
• l'aération régulière des pièces
• le nettoyage des surfaces (tablette, sonnette, télécommande, accoudoir... • la restriction des visites

Elle s'appuie sur les documents de l'INPES relatifs à la campagne « adoptons les gestes qui nous protègent ».

 convention avec un établissement de santé. . .

Dans le cadre du plan bleu, une convention doit être passée avec l'établissement de santé suivant ..... . Un volet « risque infectieux » y sera ajouté.

  Désignation d'un référent grippe

 Le directeur est désigné comme la personne responsable pour coordonner la préparation et la mise en oeuvre du dispositif de gestion de crise pandémique, avec l'aide de l' infirmier (e) référent (e) et du médecin coordonnateur; Cette préparation inclut la gestion des stocks de matériels de protections, l'écriture du plan de continuité et de procédures applicables en cas de pandémie, la mise à jour du répertoire de coordonnées (fournisseurs, familles).

En cas de maladie, la suppléance du coordonnateur « pandémie » serait assurée par la direction générale

Etablir un descriptif de l'établissement

L'établissement est situé adresse..... Il héberge x Résidents et a ..... salariés, correspondant à .... équivalent temps plein assurent les services de soins et d' hébergement pour les résidents.

Les résidents disposent de chambres simples 

L'établissement dispose de X salles à manger, de X salles d'animation et d' 1 salle de réunion.

Travailler avec des effectifs réduits

En situation de pandémie, il est à prévoir une réduction importante des effectifs.

Comme cela est proposé dans le plan national, on envisage un absentéisme de 25% pendant toute la pandémie et de 40% pendant les deux semaines de pic.

Face à cela, la rédaction du plan de continuité permet de mesurer le manque de personnel à prévoir.

L'absentéisme de la direction peut également perturber l'organisation habituelle de la structure et doit être anticipé. 

L'établissement fait régulièrement appel à des fournisseurs, notamment concernant

• Approvisionnement en denrées alimentaires et élaboration des repas

• Matériels divers : médicaments, petits matériel médical, droguerie et produits d'entretien.

• Linge propre (linge plat)

• Elimination des déchets contaminés et ménagers

• Entretien des locaux

• Gestion des payes (services centraux)

Si du fait de la pandémie, l'un de ces fournisseurs devaient arrêter ses services, la continuité d'activité pourrait être compromise au sein de l'établissement.

D'après les estimations réalisées par L'INVS, les ESMS devraient se préparer à l'accueil, au pic de la pandémie, de 5 % d'usagers en plus en moyenne.

Cela correspond aux personnes dont l'aidant familial habituel serait hospitalisé du fait de la pandémie.

Le pic se situerait en semaine 8 de pandémie, avec l'accueil d'environ x personnes supplémentaires en plus des x usagers actuels.

Les usagers peuvent présenter une grande vulnérabilité aux infections respiratoires aiguës basses, dont la grippe.

Les mesures barrières limitant les risques de contagion seront scrupuleusement mises en place.

Ceci implique certaines transformations dans l'organisation du travail et un alourdissement général des charges de travail.

L'appréhension de l'absentéisme pourra être affinée en début de pandémie par des entretiens avec chaque salarié (enfants à charge et mode de garde, moyens de transport..). 

En situation de pandémie, une délégation des responsabilités de direction pourra être faite afin de maintenir l'activité.

Le directeur ou le cadre IDE référent peuvent assurer la direction, .notamment le contrôle de la préparation des payes.

Toute la gestion des plannings, l'accueil de nouveaux usagers, assurés actuellement par le directeur ou le cadre pourrait être assurée par la direction générale

L'entretien de pré°admission des usagers peut être assuré par la direction générale

Très peu de missions pourraient être ajournées en situation pandémique.

Le fonctionnement est déjà concentré sur des missions essentielles :assurer les soins et le confort des personnes accueillies.

Une nouvelle hiérarchisation des tâches est adoptée :

les actions d'animation et certaines tâches administratives peuvent être reportées.

Il s'agit d'un gain de 1.5 ETP. Ces personnels peuvent venir en renfort des agents de services pour les tâches hôtelières (réfection des lits, distribution des petits déjeuners,

distribution des protections, rangement du linge, aide en lingerie, aide aux repas)

Les congés seront reportés et les horaires et temps de travail pourraient être exceptionnellement aménagés

Il apparaît cependant que le redéploiement des personnels ne sera pas suffisant et que des recrutements devront être faits.

Ex: identifier le nb d'ETP sur des actions d'animation, formation professionnelle.., pouvant laisser de côté leurs missions temporairement et venir en renfort pour les taches hôtelières

réfection des lits, aide aux repas sur les groupes, distribution des protections...

Constitution d'équipes de réserve, recrutements

Il sera fait appel à l'équipe de réserve, comme actuellement lorsque l'absentéisme est trop fort.

Cependant ce personnel ne paraît pas suffisant.

D'autres modes de recrutement devront être trouvés, tel l'appel aux entreprises de travail temporaire. -

Les chiffres du tableau ci dessus sont à compléter pour chaque établissement la colonne en bleu peut être modifiée selon chaque structure

Équipe minimale journalière

Liste du personne! avec moyen de locomotion individuel et nombre d'enfants en bas âge en annexe

Tableau comparatif par catégorie de personnel entre:

La situation des effectifs en période normale

Le nb et type d'ETP indispensable en période de pandémie avec un taux d'absentéisme de 25

Le nb et type d'ETP indispensable en période de pic de la pandémie avec un taux d'absentéisme de 40

Ce tableau permet d'identifier le personnel manquant et le besoin de recrutement externe par redéploiement d'autres établissements et services ou recours à du personnel remplaçant.

S'adapter à une possible paralysie des fournisseurs habituels

La liste des fournisseurs habituels et entreprises de remplacement ci-dessous permet de répondre à la paralysie éventuelle d'un fournisseur.

Ex: Tableau avec le fournisseur habituel et le fournisseur remplaçant (coordonnées, contacts préalables pris...

Voir liste des fournisseurs habituels et remplaçants faite par mr x Liste des fournisseurs de matériel médical LVM ou ORRU ou La PHARMACIE

Moyens de protection et d'information en situation de Pandémie

Mesures barrières

En phase pandémique, le personnel soignant sera doté de protections, conformément aux stocks réalisés et prévu par le plan gouvernemental (tous les ESMS seront fournis le moment venu).

Chaque personnel soignant recevra un stock de masques FFP2, de tabliers, de gants, et une paire de lunettes devant être désinfectée chaque jour si des cas de grippe A sont suspectés.

Un espace de décontamination est prévu pour le personnel (douches dans les vestiaires), à l'entrée et à la sortie du bâtiment.

Cet espace est équipé de douches, lavabo, toilettes, d'un espace de rangement individuel des affaires.

En situation pandémique, seront ajoutés des flacons de solution hydro-alcoolique des gants et masques.

Les consignes d'hygiène seront affichées.

En phase pandémique, tous les résidents devront porter un masque chirurgical. Les contacts seront limités et les personnes devront rester au maximum confinées dans leur chambre.

Concernant les stocks liés à la sécurité des résidents et agents, l'établissement bénéficiera des stocks de masques FFP2 prévus par l'Etat en situation de pandémie .

Des stocks préventifs seront néanmoins réalisés, notamment pour assurer la sécurité en attendant la livraison (stock tampon de 7 jours).

Pour le reste du matériel, un stock de 21 jours devrait être constitué car l'établissement ne sera pas fourni, ces stocks seront renouvelés au fur et à mesure en situation de pandémie.

Ex: Préciser ici par type de matériel à stocker (masques FFP2 et chirurgicaux, gants, lunettes, solution hydro-alcoolique, tabliers, sacs poubelles...) le stock constitué, le nombre de jours couverts, les modalités de calcul

Liste du matériel inventorié

Il faut prévoir au niveau matériel :

• Matériel à stocker Stocks pour calcul Total FFP2
• Chirurgicaux
• Gants
• Lunettes
• Gel Hydro-alcoolique
• Tabliers
• Sacs poubelles

Un système d'enregistrement des cas de grippe parmi les usagers et parmi le personnel sera mis en place.

Le principe d'enregistrement des jours et horaires de présence sur le lieu de travail déjà mis en oeuvre plannings, contrôle des grilles, permettra de retracer a posteriori les contagions possibles et de prendre, le cas échéant, des mesures de maintien à domicile des personnels qui auraient été exposés, ou la mise en quarantaine des personnes possiblement contaminées.

Le planning des salariés sur informatique sera strictement tenu à jour /DATE ET HORAIRES

Si de nouveaux usagers devaient être accueillis pendant la pandémie, une quarantaine serait organisée pour eux pendant 7 jours dans leur chambre

Une pièce fermée permettant un espace de 2 mètres minimum entre les personnes et éventuellement un paravent.

 Pour chaque personne, une poubelle à couvercle, des doubles sacs poubelles, une boîte de mouchoirs, des masques chirurgicaux, de la solution hydro-alcoolique.

Il faut prévoir d'organise :

• Aération et désinfection régulière de la pièce
• Entrer muni d'un masque FFP2 et demander aux personnes âgées de mettre un masque chirurgical. Se laver les mains à la sortie, désinfecter la poignée de porte et les objets touchés.
• Il est envisagé d'installer ces personnes dans un local à sommeil des étages
• Les personnes peuvent être mises en quarantaine si nécessaire dans cet espace fermé
• Eviter les regroupements et les visites

Conformément au Plan national, il est envisagé la suppression des réunions en phase pandémique 

Les repas seront portés dans les chambres car les regroupements d'usagers sont à éviter.

Ainsi les repas prendront plus de temps et du personnel supplémentaire y sera affecté.

Les visites seront interdites. Un courrier type sera donc envoyé aux familles en début de pandémie (cf annexe n°3)

Hygiène plus scrupuleuse

Les chambres seront plus régulièrement aérées et désinfectées.

Chaque manipulation (toilette, change..) en chambre sera régulée par un protocole très strict:

Port de tabliers jetables et gants jetables (un par manipulation), port d'un masque FFP2 par demi-journée, port de lunettes de protection ou de lunettes de vue.

A l'entrée et à la sortie de chaque chambre, le personnel se lavera les mains et les avant-bras.

Le port de sarraus jetables paraît trop contraignant et n'est pas envisagé.

Une attention particulière sera portée par tous les salariés à l'hygiène des mains en situation de pandémie.

En plus d'un lavage très régulier à l'eau savonneuse, la désinfection au gel hydroalcoolique sera systématique

A l'entrée et à la sortie de l'établissement, le personnel devra passer par l'espace de décontamination où il aura à sa disposition des douches pour se laver et se changer et du gel hydro-alcoolique pour se désinfecter les mains.

Protocole d'entretien des locaux plus strict

Le personnel veillera à l'aération régulière de toutes les pièces pendant 30 minutes (plusieurs fois par jour).

Les sols seront nettoyés par un balayage humide puis au détergent simple et rincés.

Les poubelles contenant mouchoirs et masques seront équipées de doubles sacs plastiques. Chaque jour, ces sacs seront fermés, jetés parmi les ordures ménagères puis remplacés.

Une attention particulière sera portée au nettoyage des poignées de portes, interrupteurs et aux surfaces de mobilier (tablette, accoudoir, système d'appel, télécommandes..)

Action de communication

A l'attention du personnel

En phase pré pandémique, une réunion d'information sera organisée avec l'epsemble du personnel.

Elle permettra de faire le point sur les règles d'hygiène strictes devant être adoptées, sur les consignes d'utilisation du matériel de protection (FFP2 notamment) et sur les modifications

prévisibles concernant l'organisation du travail (surcharge, nouvelle hiérarchisation des tâches, possibilité de basculement des responsabilités)

pendant la pandémie, la communication avec les salariés se fera surtout par courrier électronique et sur le lieu de travail. Les réunions seront annulées.

A l'attention des famifies

La communication par courrier électronique sera privilégiée avec les familles. Il est pour cela nécessaire d'établir dès aujourd'hui un répertoire d'adresses.

L'affichage à l'entrée de l'établissement tiendra au courant les familles des nouvelles règles les concernant, notamment de l'interdiction temporaire des visites.

A l'attention des fournisseurs

Les fournisseurs seront contactés par e-mail et téléphone. Il pourrait leur être demandé en début de pandémie de désigner une entreprise de remplacement en cas de paralysie. Ces données complèteront l'annexe n°1.

L'affichage sera également employé pour communiquer avec l'ensemble des utilisateurs du site. Des affiches de l'INPES pourraient être posées afin de rappeler à tous les gestes limitant lesrisques d'infection.

Liste des fournisseurs habituels et entreprises de remplacement

Pense-bête à destination du référent grippe.

• Constitution de stocks de masques, lunettes, gants, sacs poubelle, gel hydro-alcoolique

• Vérification des stocks et de la date de péremption du matériel de protection 1 fois/an

• Rédaction et actualisation du Plan de continuité des activités 1 fois/an (effectifs, nouveaux fournisseurs..)

• Insertion d'un volet "risque infectieux" dans la convention passé avec un établissement de santé dans le cadre du plan bleu et actualisation si besoin.

• Rédaction de fiches de procédures pour la pandémie (démarche qualité) et diffusion au personnel

• Organisation de communications générales sur l'hygiène 1 fois/an

• Etablir un carnet d'adresse mails des familles, fournisseurs et correspondants utiles (établissements de santé, référent DDASS, médecins et professionnels de santé, préfecture, soignants, associations de secours ou caritatives, bénévoles, centre de coordination sanitaire et sociale grippe..)

.Actualisation du plan de continuité si nécessaire

• Suivi de l'actualité épidémiologique (media et sites ministériels)

• Organisation d'une communication spécifique sur hygiène et organisation du travail en pandémie, affichage des procédures.

.Vérification de l'état des stocks de masques de protection, gants et lunettes.

• Organisation d'une communication unique à destination du personnel soignant et d'accueil : Comment détecter un cas suspect (dernière définition de cas diffusée par l'INVS), comment réagir (appel du centre 15, mise en place des mesures barrières), comment limiter les risques d'infections (mesures barrières)

• Préparation d'un système d'enregistrement des évènements majeurs pouvant survenir dans l'établissement : prévoir le relevé quotidien du nombre de malades dans l'établissement, des malades transférés à l'hôpital, des décédés. Prévoir le relevé des présences et absences du personnel (badgeuse). Préparation de l'enregistrement des 'mouvements dans l'établissement hors personnel.

• Mise en place du mode d'organisation médicale concertée : assurer la continuité des soins en rationalisant les visites de médecins. 

Phase épidémique 

• Renforcement des mesures barrières : port du masque chirurgical obligatoire pour tous, FFP2 pour le personnel soignant, lavage des mains etc..

• Distribution du matériel de protection aux salariés (FFP2), aux résidents (chirurgicaux)

• Communication auprès des résidents et salariés sur les nouvelles règles.

• Distribution de fiches de protocoles concernant les nouvelles règles d'hygiène (mesures barrières)

• Mise en place du système d'enregistrement des événements et mouvements dans l'établissement.

Un cahier d'enregistrement des entrées/sorties de tous les intervenants extérieurs devra être mis en place et tenus à jour scrupuleusement

Convention Plan Bleu passée avec établissement Centre Hospitalier

...

Lors du déclenchement du Plan Bleu relatif à la Grippe A H1N1, la conduite à tenir est dictée par la cellule de crise.

deux scénari sont possibles :

Taux d'absentéïsme moyen de 25 % des effectifs du personnel pendant une durée de 8 à 12 semaines

Taux d'absentéïsme moyen de 40 % des effectifs du personnel lors du pic de pandémie grippale d'une durée de 1 à 2 semaines.

Quel  organisation au quotidien avec un personnel réduit voire minimum.

Dressez au préalable  un tableau en 3 colonnes concernant

le personnel ash as ide ainssi que l'équipe de nuit"TOTAL EFFECTIF NORMAL, TOTAL EFFECTIF REDUIT - 25% , TOTAL EFFECTIF REDUIT- 40%

Dressez également le tableau avec le personnel suivant  avec un effectif réduit à 25% et à 40%

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Contribution : Medhi Achour

Médecin coordonnateur EHPAD

source : https://inpes.santepubliquefrance.fr/CFESBases/catalogue/pdf/868.pdf